この会議の全体像
目的 → 主要議題5つ → 決定事項 → 次の一手
次回までのToDo
実行順のフロー
| やること | 担当 | 期限 |
|---|---|---|
| レジュメ（誰が何時に何を）をPDFでグループLINE共有 | 各部会代表 | 世話人会前日 |
| レジュメ最終チェック／申込フォーム確認／名簿印刷 | 坂口さん | 次回例会まで |
| 名簿完成フローの運用・印刷／閲覧編集権限の付与 | 長さん（LL部） | 次回例会まで |
| 緑会 次回（9/17）の会場決定・紹介者向け施策 | 髙橋さん | 次回まで |
| 二部会 会場2つの選定・3チーム制とルールの明文化 | 髙橋さん | 次回例会まで |
| 9/14 青島コンペ準備・8月の初心者向け練習会企画 | 川越さん | 8月中 |
| 世話人1名追加の検討・有田さんの意向確認・進行動画運用 | 中野さん（ラジオ部） | 次回以降 |
| 勉強会ヒアリングシートをPDF化→世話人共有／9/13 BBQ告知 | 新里さん | 次回まで |
| 名刺交換用紙袋の在庫を数える | 児玉さん | 次回まで |
| TM準備の時系列整理・フォロー部長交代の調整・会員数分析 | 岩切さん | 世話人会まで |
| 全員連絡の是非をフォロー部で協議し結論を持ち帰る | 秋丸さん | 次回まで |
| インカム担当を決定し周知 | 緒方さん・坂口さん | 次回例会まで |
司会・レジュメ運用の見直し
課題レジュメの誤字脱字・間違いが多い。原因は当日にリスト作成・構成していること。
- 変更方針：前日までに司会もチェックできる状態に仕上げ、さらに事務局が最終チェックする。
- 投影資料：事前ドライブに上げる運用が機能していないため、毎月 衣笠遼司さんが案内するドライブに早めに上げる。
- 各部レジュメ：世話人会前日までに「誰が何時に何をするか」をペラ1枚（PDF）でグループLINEに共有（緒方代表の要望）。
- 担当増員：音響のレジュメ操作が衣笠さん一人 → もう一人増やし、交代で車座に入れるようにしたい。
- その他：式次第変更時は世話人・実行委員ラインにメンション。タバコ・名刺交換時の会場外退出はアナウンス継続。他会場代表の挨拶は依頼時に「2〜3分で」と時間指定する。
ゲスト名簿の誤読対応と印刷権限
起きたことあるゲストが備考欄で別名での呼称を希望していたが、司会がもらう名簿に備考欄が入っておらず本名で読み上げてしまった。
- 対策：申込フォームを事務局が確認。読み合わせ時に疑問があれば事務局（坂口さん）に確認し本人へ照会。備考欄をLL部の共有一覧に入れられるか検討。
- 名簿反映：Lステップに情報のない人はLarkに反映されず、名前の歯抜け・文字違いが発生 → LL部で名簿を完成させてから事務局に渡す運用へ。
- スケジュール：火・水で各自チェック → 水曜18時までに修正・確定 → 金曜昼に事務局へ。
- 印刷権限：Larkでは印刷に編集権限アカウントが必要で、現状 衣笠さんと寺山のみ。長田のり子さんに閲覧・編集権限を付与。
- 出力物：LL部が「他会場・ゲストの印刷用」＋「司会用の他会場・ゲスト・バッジ対応」の計6種PDFを事務局へ。印刷は坂口さんが担当。
各部会の活動報告
次ページから部会ごとの詳細
二部会の運営整理
- 会場：次回は2会場制に戻す（前回1会場94名の反省）。二足・三門・晴れ町・ほのぼのから2つ選定。
- 会場決めルール：A／B／Cの3チーム制で1年ローテーション（会員からのルール化要望に対応）。
- 会場案内係：撤廃でよい（20:30のリッチメニュー切替＋Googleマップで到達できるため）。
- 後継者：岩切さんが7月いっぱいで二部会担当を離脱。髙橋さん・川越さん・中野さんで回し、司会抜擢や横山さん・岡山さんのサポートで対応。
- 良かった点：申し込み漏れのクレームがゼロ（髙八重充さんのシステムが機能）。